Laatst bijgewerkt: [datum van publicatie]
In deze privacyverklaring lees je welke gegevens N.S.S.V. Aeolus via deze website verwerkt, waarom, hoe lang we ze bewaren, wie ze kan zien en welke rechten je hebt.
- Wie zijn wij
- Welke gegevens we verwerken
- Alleen voor leden: profielen, surflog en foto's
- Waarom we je gegevens gebruiken
- Hoe lang we gegevens bewaren
- Met wie we gegevens delen
- Cookies
- Beveiliging
- Jouw rechten
- Wijzigingen
1. Wie zijn wij
N.S.S.V. Aeolus (Nijmeegse Studenten Surfvereniging Aeolus) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via nssvaeolus.nl. We gaan zorgvuldig om met je gegevens en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
- Postadres: Heyendaalseweg 141, 6525 AJ Nijmegen
- Bezoekadres: Eindsestraat 23, Linden
- E-mail: info@nssvaeolus.nl
- KvK-nummer: [invullen]
Voor vragen over privacy kun je terecht bij het bestuur via info@nssvaeolus.nl.
2. Welke gegevens we verwerken
We verwerken alleen gegevens die je zelf invult of die ontstaan als je de website gebruikt. Per onderdeel van de site:
| Onderdeel | Gegevens |
|---|---|
| Inschrijven voor een cursus of als introlid | Naam, geboortedatum, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, telefoonnummer voor noodgevallen, studentstatus, onderwijsinstelling en studentnummer, RSC-sportkaart en klantnummer, IBAN, akkoord met huishoudelijk reglement en contributie, verklaring dat je kunt zwemmen |
| Account op de website | Naam, e-mailadres, gebruikersnaam (gemaakt van je naam), versleuteld wachtwoord, rol binnen de vereniging. Gebruik je tweestapsverificatie, dan ook de versleutelde sleutel daarvan. |
| Ledenprofiel | Profielfoto, bannerfoto, korte bio, lid sinds, favoriete spot, je materiaal, commissies en bestuursjaren. Alles behalve je naam en commissies vul je zelf in, en alles is optioneel. |
| Surflog, badges en ranglijst | Je surfsessies (datum, spot, wind, duur, soort sessie, eventueel een notitie en de leden met wie je ging), je badges en je plek op de ranglijst van het verenigingsjaar |
| Fotoalbums | Foto's en video's van activiteiten, wie ze heeft geüpload, reacties, tags (wie er op een foto staat), vermeldingen met @naam, en albums die je voorstelt |
| Thuishaven (startpagina voor leden) | Toont je eigen gegevens uit de onderdelen in deze tabel, en de windverwachting voor je favoriete spot. Er worden geen nieuwe gegevens verzameld. |
| Cursussen, Windwijs en instructeurs | Cursusindeling, voortgang in de Windwijs-leerblokken, aanwezigheid, beschikbaarheid en notities van instructeurs |
| Declaraties | Naam, e-mailadres, bedrag, datum, bonnen of facturen, rekeningnummer, berichten met de penningmeester |
| Betalingen (Aeolus Pay) | Openstaande bedragen, betaalde bedragen en betaalstatus |
| Materiaal en schademeldingen | Naam, e-mailadres, uitleenperiode, gekozen materiaal, omschrijving en foto's van schade |
| Surfmobiel (reserveren, inleveren, melden) | Naam, e-mailadres, reserveringsperiode, doel van de rit, kilometerstanden, foto's van de kilometerstand, schade of viezigheid, akkoord met de regels |
| Tickets en evenementen | Naam, e-mailadres, gekochte tickets, betaalstatus |
| Webshop | Naam, adres, e-mailadres, bestellingen, betaalstatus |
| Contact- en interesseformulier | Naam, e-mailadres, je bericht |
| Bestuur, commissies en historie | Namen en foto's van bestuurs- en commissieleden, ook van vroegere jaren |
| E-mail van de website | Een kopie van mails die de website verstuurt (aan wie, onderwerp, inhoud), om te controleren of ze aankomen. Wachtwoorden, wachtwoordlinks en rekeningnummers worden daarin onleesbaar gemaakt. |
| Bezoek aan de website | IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en tijdstip in de serverlogs van onze hostingprovider. Je keuze in de cookiemelding, zie Cookies. |
We vragen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of religie. Betaalgegevens zoals je kaartnummer ontvangen wij niet: die verwerkt de betaalprovider.
3. Alleen voor leden: profielen, surflog en foto's
Een deel van de website is alleen zichtbaar voor leden. Een account alleen is niet genoeg: wie zich bijvoorbeeld alleen voor een cursus heeft ingeschreven, ziet deze onderdelen niet.
- Ledenprofielen en de ledenlijst zijn alleen voor leden zichtbaar. Je kunt je profiel helemaal verbergen, of alleen je surflog. Je kunt je profiel ook zelf wissen; je account blijft dan bestaan.
- Je surflog en badges zijn alleen te zien voor leden die je profiel openen. De ranglijst (meeste sessies en meeste spots in het verenigingsjaar) is zichtbaar voor alle leden.
- Maatjes: zet je een ander lid bij een sessie, dan krijgt die een voorstel. Die sessie komt pas in diens surflog als die persoon het voorstel accepteert.
- Fotoalbums zijn alleen voor leden. De foto's staan in een afgeschermde map in Google Drive van de vereniging.
- Een foto is wel op te vragen via een rechtstreekse link, als een lid die deelt.
- Deelt een lid een album, dan ziet de ontvanger in WhatsApp of een andere app een voorbeeld met de albumtitel en enkele foto's.
- Een album dat een lid voorstelt, is pas voor anderen zichtbaar als het bestuur het goedkeurt.
- Taggen en vermelden: leden kunnen elkaar op foto's taggen en met @naam in een reactie noemen. In je profiel kun je instellen dat je niet getagd wilt worden. Een tag kun je zelf altijd weghalen.
- Bonnen bij declaraties staan in een afgeschermde map. Alleen jij en het bestuur kunnen ze openen.
- Foto's bij de Surfmobiel (kilometerstand, schade, viezigheid) zijn alleen voor het bestuur en de Buscie zichtbaar.
4. Waarom we je gegevens gebruiken
We gebruiken je gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze geeft, en altijd op een van de grondslagen uit de AVG.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je inschrijving voor de cursus of het lidmaatschap verwerken en de ledenadministratie bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst (lidmaatschap) |
| Een account voor je aanmaken, zodat je kunt inloggen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Contributie, cursusgeld en tickets innen, declaraties uitbetalen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Financiële administratie bewaren | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Je noodcontact bereiken bij een ongeluk, en controleren dat je kunt zwemmen | Gerechtvaardigd belang: veiligheid op het water |
| Studentstatus en sportkaart controleren voor het juiste tarief | Uitvoering van de overeenkomst |
| Cursussen plannen, instructeurs indelen en voortgang bijhouden (ook Windwijs) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Ledenprofielen, surflog, badges en ranglijst: leden met elkaar in contact brengen en het verenigingsleven laten zien | Gerechtvaardigd belang: verenigingsleven. Je kunt je profiel verbergen of wissen. |
| Foto's van activiteiten tonen aan leden, taggen en reacties | Gerechtvaardigd belang: verenigingsleven. Je kunt bezwaar maken en taggen uitzetten. Voor herkenbare portretfoto's buiten de ledenomgeving vragen we toestemming. |
| Materiaal en de Surfmobiel uitlenen, schade registreren en afhandelen | Gerechtvaardigd belang: zorg voor verenigingsbezit |
| Je vraag via het contactformulier beantwoorden | Gerechtvaardigd belang |
| De website beveiligen tegen spam en misbruik, en controleren of mails aankomen | Gerechtvaardigd belang |
| Video's, kaarten, agenda's en windvoorspellingen van andere partijen tonen | Toestemming, via de cookiemelding |
We gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze nooit aan anderen. We nemen geen besluiten die alleen door een computer worden genomen. Badges en de ranglijst worden automatisch berekend uit je eigen surflog, maar hebben geen gevolgen buiten de website.
5. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Ledenadministratie (inclusief noodcontact en studentgegevens) | Tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap |
| Inschrijvingen voor een cursus die niet tot lidmaatschap leiden, en het account dat daarbij hoort | Tot 1 jaar na de cursus |
| Account, ledenprofiel, surflog en badges | Tot het einde van je lidmaatschap. Je kunt je profiel en surflog eerder zelf wissen. |
| Foto's, tags en reacties in de fotoalbums | Tot je bezwaar maakt of we ze niet meer nodig hebben. Een reactie of tag kun je zelf verwijderen. |
| Financiële gegevens (betalingen, IBAN, declaraties, bonnen) | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
| Cursusvoortgang, Windwijs, aanwezigheid en beschikbaarheid van instructeurs | Tot het einde van het seizoen plus 1 jaar |
| Uitleen van materiaal en de Surfmobiel, schademeldingen en foto's daarvan | 1 jaar, of langer zolang een schade nog wordt afgehandeld |
| Berichten via het contactformulier | 1 jaar na afhandeling |
| Kopie van mails die de website verstuurt | 30 dagen (automatisch gewist) |
| Spamcontrole van formulieren (versleuteld IP-adres) | 10 minuten (automatisch gewist) |
| Je keuze in de cookiemelding (keuze-ID, keuze en datum) | 13 maanden (automatisch gewist) |
| Serverlogs | Maximaal [invullen, bijvoorbeeld 30 dagen] |
Namen van oud-bestuursleden en foto's op de historiepagina's bewaren we langer, als deel van de verenigingsgeschiedenis. Wil je dat niet, laat het ons weten.
6. Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven. Partijen die gegevens voor ons verwerken, zijn met een verwerkersovereenkomst of hun eigen voorwaarden aan de AVG gebonden.
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| [Hostingprovider, bijvoorbeeld IONOS] | Hosting van de website, de database en de serverlogs |
| Google (Drive) | Opslag van de fotoalbums in een afgeschermde map van de vereniging |
| Conscribo | Ledenadministratie [weghalen als de koppeling niet wordt gebruikt] |
| Mollie | Betalingen van inschrijvingen en contributie |
| Stripe en PayPal (indien actief) | Betalingen van tickets |
| Onze bank | Incasso van contributie en uitbetaling van declaraties |
| Google (YouTube, Maps, Agenda) | Video's, kaarten en de activiteitenagenda tonen. Alleen na je toestemming via de cookiemelding. |
| Windfinder | Windvoorspellingen op de pagina Wind Chasing Weekends. Alleen na je toestemming. |
| Google Translate (via GTranslate) | De website vertalen. Alleen als je zelf een andere taal kiest; Google ontvangt dan de tekst van de pagina en je IP-adres. |
| WhatsApp (Meta) | Communicatie met cursisten en leden in groepsapps, buiten de website |
De windverwachting in de Thuishaven halen we op bij Open-Meteo. Dat doet onze server, met alleen de coördinaten van de spot. Open-Meteo ontvangt dus geen gegevens van jou.
Sommige partijen, zoals Google, Meta, Stripe en PayPal, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht.
7. Cookies
We gebruiken geen analytische cookies en geen advertentiecookies. Zelf plaatsen we alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Diensten van andere partijen laden pas als jij daar toestemming voor geeft. Tot die tijd staat er een plek met een knop, zodat je ook één video of kaart kunt laden zonder meteen alles toe te staan.
Noodzakelijke cookies en opslag (geen toestemming nodig)
| Naam | Waarvoor | Bewaartermijn |
|---|---|---|
wordpress_logged_in_*, wordpress_sec_* | Ingelogd blijven | Sessie, of 14 dagen met "Onthoud mij" |
wordpress_test_cookie | Controleren of je browser cookies accepteert | Sessie |
aeolus_toestemming | Je keuze in de cookiemelding onthouden | 1 jaar |
woocommerce_*, wp_woocommerce_session_* | Winkelwagen en afrekenen | Tot 2 dagen |
googtrans | Onthouden welke taal je kiest | Sessie |
| Lokale opslag in je browser | Weergave-instellingen: of het paneel bij een foto openstaat, je paklijst bij het materiaal, je hoogste score in het spel | Tot je die wist |
Diensten van andere partijen (alleen met je toestemming)
| Soort | Dienst en plek op de site | Wat het doet |
|---|---|---|
| Video's | YouTube, onder andere de video op de voorpagina | Kan cookies plaatsen en bijhouden wat je bekijkt |
| Kaarten en agenda | Google Maps bij de clubhuizen, Google Agenda | Kan cookies plaatsen; Google Agenda vooral als je bij Google bent ingelogd |
| Windvoorspelling | Windfinder op de pagina Wind Chasing Weekends | Kan cookies plaatsen |
Je wijzigt je keuze altijd via de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Na 12 maanden vragen we het opnieuw.
Als bewijs bewaren we je keuze 13 maanden: een willekeurig keuze-ID, wat je hebt toegestaan en de datum. Geen IP-adres en geen naam. Het keuze-ID staat in het venster Cookie-instellingen, als je het ooit wilt opgeven.
Trek je toestemming in, dan laden die diensten niet meer. Cookies die ze al hebben geplaatst, verwijder je in je browser.
Onze formulieren beschermen we tegen spam zonder diensten van andere partijen en zonder cookies.
8. Beveiliging
We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang:
- De website gebruikt een beveiligde verbinding (https).
- Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en nooit per mail verstuurd. Bij een nieuw account krijg je een link om zelf een wachtwoord in te stellen.
- Bestuursaccounts en andere accounts met toegang tot ledengegevens zijn beveiligd met tweestapsverificatie.
- Alleen bestuurs- en commissieleden die gegevens nodig hebben voor hun taak, kunnen erbij, via een persoonlijk account.
- Bonnen, schadefoto's en andere gevoelige bestanden staan in afgeschermde mappen en zijn alleen na een controle te openen.
- Namen en gebruikersnamen van accounts zijn niet via de website op te vragen.
- We houden WordPress en plugins up-to-date.
Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of misbruikt worden? Neem dan direct contact op via info@nssvaeolus.nl.
9. Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:
- Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben.
- Correctie: je mag onjuiste gegevens laten aanpassen. Veel kun je zelf wijzigen in je profiel.
- Verwijdering: je mag vragen je gegevens te wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren. Je profiel en surflog kun je zelf wissen.
- Beperking: je mag vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken.
- Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
- Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals het tonen van foto's of je profiel.
- Toestemming intrekken: gaf je toestemming, dan mag je die altijd intrekken, bijvoorbeeld via Cookie-instellingen.
Stuur je verzoek naar info@nssvaeolus.nl. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen je te identificeren, zodat we zeker weten dat het verzoek van jou komt.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het wel graag eerst van jou, zodat we het samen kunnen oplossen.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website nieuwe functies krijgt. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Bij grote wijzigingen laten we het leden weten via e-mail of de ledenapp.
Vragen over deze privacyverklaring? Mail naar info@nssvaeolus.nl.